PROSES BISNIS PADA MANAJEMEN PESANAN DAN REKENING PELANGGAN

BAB 2

 PEMBAHASAN

2. 1   Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan

2.1.1 Tinjauan

Tinjauan Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan meliputi:

·      Permintaan informasi

·      Pembuatan kontrak  

·      Penerimaan pesanan

·      Pengiriman

·      Penagihan

Permintaan informasi dan pembuatan kontrak adalah aktivitas pilihan, karena kadang-kadang aktivitas ini terjadi atau diperlukan dalam proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan pada beberapa organisasi, tetapi pada beberapa organisasi aktivitas ini tidak penting.

·         Permintaan Informasi

Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan sering dimulai dengan suatu pemintaan informasi dan pelanggan atau permintaan suatu quotation. Quotation adalah sebuah dokumen yang disiapkan dan dikirimkan ke pelanggan potensial guna memberikan informasi mengenai produk, harga, ketersediaan produk dan informasi pengiriman. Quotation disiapkan ketika pelanggan potensial meminta secara khusus informasi secara rinci mengenai pesanaan potensialnya.

·         Pembuatan Kontrak              

Kontrak adalah suatu perjanjian untuk menyediakan barang atau jasa kepada pelanggan. Kontrak biasanya menyebutkan kuantitas dan jadwal waktu pengirimannya. Kontrak yang berisi perjanjian mengenai penyediaan suatu barang pada periode tertentu disebut blanket order.

·         Memasukkan Pesanan          

Memasukkan pesanan atau order entry menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Penerimaan pesanan biasanya berisi penentuan harga dan pemeriksaan ketersediaan barang. Penentuan harga suatu pesanan yaitu mengetahui harga terkini dari produk atau jasa, biaya tambahan, diskon taupun biaya pengiriman. Sistem informasi enterpriseresourceplanning (ERP) memungkinkan implementasi prosedur penentuan harga yang canggih dan fleksibel antara pelanggan dan barang spesifik.

·         Pengiriman        

Aktivitas pengiriman diawali dengan penyiapan dokumen pengiriman yang disebut delivery. Dokumen delivery dibuat untuk mengatur pengiriman barang ke pelanggan. Semua informasi yang dibutuhkan untuk menyiapkan dan mengirimkan barang kepada pelanggan ada di dalam delivery. Delivery biasanya disiapkan di lokasi produksi atau distribusi.               

Beberapa dokumen disiapkan selama aktivitas pengiriman. Daftar pengambilan disiapkan sebagai petunjuk aktivitas pengambilan. Daftar pengepakan disiapkan untuk setiap pengiriman dan tembusnnya diikutkan dalam pengiriman. Bill of lading disiapkan sebagai dokumen untuk pengangkutan barang ke kendaraan angkutan sampai ke pelanggan.       

Personel pengiriman akan mempostinggoodsissuenotice ketika barangsudah dikirimkan. Shippingadvice adalah sinonim dari goodsissuenotice. Penagihan              

Dokumen delivery dimasukkan dalam jadwal penagihan dan difakturkan. Faktur untuk pengiriman disiapkan dan diberikan kepada pelanggan. Pembuatan faktur ini adalah aakhir dari proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Faktur akan dilanjutkan ke bagian piutang dagang untuk menunggu pembayaran dari pelanggan.

2.1.2  Ilustrasi ERP

Sistem ERP mampu menyimpan dan memproses sejumlah informasi yang sangat besar yang berkaitan dengan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Record Master Pelanggan               

Record master pelanggan berisi semua informasi yang berkaitan dengan pelanggan. Record master pelanggan dibuat sebelum proses pesanan penjualan dala R/3 karena informasi di dalamnya digunakan dalam proses pesanan penjualan.       

SAP R/3 membutuhkan empat (4) macam record master: Record penjualan ke pelanggan Record pengiriman ke pelanggan Record penagihan ke pelanggan Record pembayaran ke pelanggan Ketika record master penjualan ke pelanggan dibuat, ketiga record master yang lain akan secara otomatis dibuat dengan menggunakan informasi yang sama. R/3 perlu tahu bagaimana hierarki pelanggan terlebih dahulu sebelum membuat record master. Hierarki pelanggan adalah representasi dari struktur organisasi pelanggan yang menentukan informasi harga yang digunakan dalam R/3. Hierarki pelanggan terdiri dari saluran distribusi, jenis industri, dan lokasi geografis.

·         Record Master Pelanggan

Record master pelanggan berisi semua informasi yang berkaitan dengan pelanggan record master pelanggan dibuat sebelum proses pesanan penjualan dalam R/3 karena informasi dalam record master pelanggan digunakan dalam proses penjualan. SAP R/3 membutuhkan empat macam record yaitu antara lain :

1.    Record penjualan kepelanggan

2.    Record pengiriman kepelanggan

3.    Record penagihan kepelanggan

4.    Record pembayaran pelanggan

·         Field data

Record master pelanggan dibuat dengan memasukkan informasi kedalam R/3. R/3 mengarahkan proses inputdenga menunjukkan urutan isian pada layar monitor. Setiap layar digunakan untuk mengumpulkan category data data yang berkaitan dengan pelanggan. Adapun layar createcustomer antara lain yaitu :

1.      Initialscreen, layar awal ini memerlukan masukan kode pelanggan yang digunakan sebagai identitas unik recordmastere pelanggan. Kode ini ditetapkan secara internal dan eksternal.

2.      Customerandress, layar awal ini memerlukan masukan alamat pelanggan yang berupa teks. Nama perusahaan dimasukkan dalam field nama. Fieldpencaraian digunakan untuk memasukkan suatu fase yang dapat digunakan untuk mencari perusahaan ketika kode perusahaan dibutuhkan untuk masukkan.

3.      Control data screen, fields yang dimasukkan dalam pada layar ini tergantung pada kebutuhan khususperusahaan. Salah satunya field yang diperlukan adalah field area tranportasi, yang mengidentifikasikan wilayah regional dimana pengangkutan dialokasikan.

4.      Marketing, layar ini digunakan untuk memasukkan data statistic dan demograf mengenai pelanggan.

5.      Paymenttransaction, layar ini digunakan untuk memasukkan informasi anak pelanggan. Field yang disediakan adalah kode negara bank, kunci bank, nomer rekening bank, rincian referensi dan lainnya.

6.      Unloadingpoint, latyar ini digunakan untuk memasukkan dimana barang yang diterima pelanggan belum dibongkar dan untuk memasukkan factorycalendar milik pelanggan, yang menentukan tanggal dan jam penerimaan barang oleh pelanggan.

7.      Foreigtrade, layar ini digunakan untuk memasukkan data yang berkaiatan dengan pengemndalian ekspor.

8.      Contact person, layar ini digunakan untuk memasukkan data yang berkaitan dengan orang kontak.

9.      Accountmanagement, layar ini digunakan untuk spesifikasi data rekening rekonsiliasi. Rekening rekonsialisi adalah rekening buku besar yang diperbaruhi secara pararel dengan posting piutang dagang.

10.  Paymenttransaction, layar ini mengumpulkan data untuk transaksi pembayaran, termasuk transaksi pembayaran secara otomatis. Layar ini dapat menenntukan sejarah pembayaran yang akan terus dipelihara dengan memeilihatrafield khusus.

11.  orrespondence, layar ini dapat digunakan untuk membangun suatu dunnuingprocedure dan koresponden lain dengan pelanggan. Dunningprocedure adalah tindakan yang diolakukan untuk mengumpulakan pembayaran dari pelangagan yang terlambat melakukan pembayaran.

12.  Insutrance, layar ini digunakan untuk memasukkan data yang berkaiatan dengan asuransi kredit ekspor. Field disediakan untuk kebijakan nomer, jumlah asuransi, perusahaan asuransi, bulan dan presentase pengurangan.

13.  Sales, layar ini digunakan untuk mengidentifikasi wilayah dalam perusahaan yang bertanggung jawab kepada pelanggan.

14.  Shpping, layar ini digunakan untuk menentukan pengiriman rinci.

15.  Billing, layar ini digunakan untuk memasukkan data mengenai penagihan.

16.  Taxes, layar ini digunakan untuk memasukkan data yang berkaitan dengan kewajiban pajak pelanggan.

17.  Layar output, layar ini digunakan untuk mengubah spesifikasi defaultoutput untuk berbagai dokumen yang dapat dihasilkan bagi pelanggan.

18.  Partnertfunction, ketika record penjualan kep[elanggan dibuat, R/3 secara otomatis membuat record master tagihan kepada pembayara dan pengiriman untuk kepelanggan yang sama dengan menggunakan informasi yang ada

2.1.3    Standar Pemrosesan Pesanan pada SAP R/3

Standar pemrosesan pesan adalah istilah yang menjelaskan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan yang pesanan pelanggan dimasukkan dari persediaan barang jadi. Standar umumnya diterima melalui telepon, fax, bagian penjualan dan voice email. Pertama-tama , diterbitkan quotation untuk pelangagn, jikan tidak ada maka pesan aan dibuat jika pelangagan memerlukan pengiriman barang dan jasa. Sesudah sesuatu pesanan dibuat dan diproses, dokumen delivery dibuat.

2.2    Pengendalian Siklus Transaksi pada Pemrosesan Pesanan

2.2.1  Memasukkan Pesanan

Fungsi memasukkan pesanan (order-entry) memulai proses pesanan pelanggan dengan menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Pesanan penjualan berisi penjelasan mengenai produk yang dipesan, harganya, dan data deskriptip mengenai pelanggan seperti nama, alamat pengiriman, dan jika diperluakan alamat penagihan. Jika waktu antara penerimaan pesanan dengan pengiriman sesungguhnya signifikan, ikan, maka pemberitahuan pesanan akan dikirimkan kepelanggan untuk memberitahukan bahwa pesanan telah diterima dan sedang diproses. Harga yang dimasukkan pada pesanan penjualan disetujui oleh menejemen atau fungsi organisasi yang independendari fungsi pesanan penjualan.

2.2.2    Kredit

Kredit pelanggan yang masih ada sebaiknya diverifikasi terlebih dahulu kebagian pengiriman barang. Untuk pelanggan reguler, pemeriksaan kredit meliputi menentukan jumlah total kredit yang disetujui tidak melebihi otorisasi dari menjemen secara umum dan khusus. Untuk pelanggan yang baru, pemeriksaan kredit diperlukan untuk menentukan jangka waktu penjualan kepada pelanggan.

2.2.3    Barang Jadi

Barang jadi diambil sesuai yang ada pada pickinglist. Pickinglist disiapkan dari dokumen pengiriman yang disiapkan dengan database pesanan untuk memproses pesanan yang telah disetujui. Informasi pengambialan akan dimasukkan untuk memperbaruhi informasi pengiriman pada database pesanan. Record persediaan diperbaruhi untuk menunjukkan kuantitas sesungguhnya yang diambil dan dilanjutkan kebagian pengiriman. Barang akan dilanjutkan dibagian pengiriman. Bagian pengiriman akan memberitahukan barang yang telah ditransfer.

2.2.4    Pengiriman

Bagian pengiriman menerima perintah pengiriman setelah cocok dengan pesanan yang ada pada pickinglist bersama dengan barang yang dipesan seperti yang ada pada daftar pengepakan barang. Informasi pesanan yang ada pada daftar pengepakan disiapkan secara inependent karena ia didasarkan pada pesanan yang disiapkan oleh fungsi order-entry dan disetujui oleh fungsi kredit. Dokumen pengiriman disiapkan dan database pesanan diperbaruhi untuk pengiriman. Bagian pengiriman secara khusus menyiapkan billof lading untuk pengiriman. Tembusan daftar ing diikutkan dalam pesanan pelanggan ketika dikirimkan.

2.2.5     Penagihan

Penagihan merupakan proses terakhir dari proses pesanan denagn menyiapkan faktur untuk  pesanan yang tampak pada daftar penagihan. Bagian penagihan melakukan verifikasi pesana dan kemudian menyiapkan faktur. Faktur dikirimkan kepada pelanggan, faktur dicatat pada jurnal penjualan dan pemberitahuan dikirimkan kebagian piutang dagang. Secara periodik, jurnal disiapkan dan dilanjutkan ke fungsi buku besar untuk dilakuakanposting ke buku besar.

2.2.6     Piutang dagang dan Buku Besar

Perbedaan antara piutang dagang dan penagihan penting untuk mempertahankan pemisahan fungsi. Bagian penagihan bertanggung jawab untuk membuat faktur pesanan secara inividual dan piutang dagang menangani informasi rekening pelanggan dan secara periodik mengirimkan laporan piuatan dagang ke pelanggan. Bagian penagihan tidak memiliki akses ke record keuangan. Pengendalian total dari posting ke rekening buku besar piutang dagang dibandingkan dengan jurnal yang dikirimkan dari penagihan untuk melakukan validasi posting ke buku besar.

2.3  Proses Bisnis Manajemen Akun Pelanggan

Proses bisnis pesanan pelanggan mencangkup pemrosesan piutang dagang sampai pengumpulan pembayaran pelanggan pada rekening.

2.3.1   Piutang Dagang

Piutang dagang mewakili uang yang dimiliki oleh pelanggan untuk barang atau jasa yang telah dijual yang dimasukkan dalam rekening. Ada dua pendekatan dasar pada aplikasi piutang dagang yaitu proses open sistem dan proses balanceforward. Pada pemrosesan open item, pencatan terpisah dikelolah pada sistem piuatang dagang untuk setiap faktur yang belum dibayar. Pada pemrosesan balanceforward, pembayaran dari pelanggan dibandingkan dengan saldo total pelanggan yang masih ada dan bukan dibandingkan dengan faktur pelanggan secara individu.

2.4    Pengendalian Transaksi pada Proses Bisnis Piutang Dagang

Yang terpenting adalah pemisahan pada fungsi-fungsi yang ada dalam proses bisnis.

2.4.1  Penerimaan kas

Slip pembayaran pelanggan dilanjutkan ke piutang dagang untuk diposting dari penerimaan kasir,piutang dagang tidak punya akses ke kas atau memeriksa pembayaran pelanggan.

2.4.2 Penagihan

Faktur,memo kredit dan penyesuaian faktur yang lainnya di rutekan ke piutang dagang untuk diposting ke rekening pelanggan . hal ini menjaga pemisahan fungsi-fungsi yang ada. Penagihan tidak punya akses langsung ke pencatatan piutang dagang.

2.4.3  Piutang dagang

Piutang dagang bertanggung jawab untuk mengelola buku pembantu piutang dagang, rekening control dikelola oleh departemen buku besar. Debit dan kredit dipostingkan ke rekening pelanggan dari bukti pembayaran,faktur,dan dokumen lain yang diterima dari penagihan dan penerimaan kas. Hal ini menjaga pemisahan fungsi-fungsi yang ada.

2.4.4  Kredit

Fungsi departemen kredit meliputi menyetujui retur dan potongan penjualan dan penyesuaian lainnya untuk rekening pelanggan, dan memulai memo (dokumen) penghapusan untuk membebani rekening dengan kerugian piutang.

2.4.5    Buku besar

Buku besar mengelola rekening pengendali piutang dagang. Debit dan kredit diposting ke rekening pengendali piutang dagang dari jurnal dan hasil pencocokan dengan total pengendali yang diterima dari penagihan dan penerimaan kas.

2.4.6    Retur dan potongan penjualan

Retur dan potongan penjualan memerlukan pengendalian yang hati-hati. Potongan penjualan terjadi karena ada barang dagangan yang rusak,kekurangan dalam pengiriman,kesalahan klerikal atau adanya perjanjian antara pelanggan dengan penjual untuk mengurangi jumlah yang dipunyai pelanggan. Jumlah potongan di negosiasikan antara pelanggan dan departeman penerimaan pesanan penjualan(atau penjualnya).

2.4.7     Penghapusan pitutang dagang

Hal pokok dalam penghapusan adalah analisis rekening yang telah jatuh tempo sebelumnya. Ini biasanya dilakukan dengan menggunakan laporan saldo umur piutang. Sejumlah teknik dapat digunakan sebagai upaya untuk mengumpulkan rekening yang telah jatuh tempo. Hal ini melibatkan prosedur dunning seperti mengirimkan ke pelanggan sejumlah surat tindak lanjut dan menggunkan agen- agen pengumpul piutang untuk melakukan pendekatan ke pelanggan untuk membayar.

2.5  Proses Bisnis Kas Yang Diterima pada Rekening

2.5.1   Tinjauan

Proses bisnis kas yang diterima pada rekening digunakan ketika pelanggan masih memiliki saldo. Pembayaran pelanggan harus selalu diakui. Pengakuan pembayaran merupakan pengendalian yang penting. Piutang dagang yang telah dicatat yang akan dibayarkan perlu pengendalian dari penerimaan pembayaran. Pemisahan fungsi fungsi juga pengendalian yang harus dilakukan.

Ø Mailroom: pembayaran akan diterima dalam mailroom. Surat akan dibuka san cek serta bukti pembayaran akan dipisahkan. Cek disahkan dan dijumlahkan. Daftar pembayaran uang berisi pembayaran yang diterima, disiapkan. Tembusan daftar pembayaran dan bukti pembayaran diberikan ke bagian piutang dagang. Cek dan kontrol total diberikan kepenerimaan kas. Tembusan daftar pembayaran dan kontrol total disimpan urut tangga

Ø Penerimaan kas : cek diterima dari mailroom dengan penerimaan kas dari penjualan tunai dan slip setoran disiapkan. Daftar pembayaran dan kontrol total dicocokan dengan slip setoran dan perjanjian dengan jumlah yang telah disetujuhi. Dan memposting jurnal penerimaan kas dan melajutkan kan nyakebuku besar. Daftar pembayaran, kontrol total, dan tembusan slip disimpn urut tanggal. Deposit dilanjutkan seluruhnya ke bank.

Ø Piutang dagang : piutang di posting ke rekening piutang dagang, yang diposting ke buku besar adalah totalnya. Control total dicocokkan dengan daftar pembayaran. Piutang dagang diurutkan dan disimpan urut pelanggan. Daftar pembayaran dan tembusan control total yang diposting disimpan urut tanggal dan tembusan control total dilanjutkan ke buku besar.

Ø Buku besar : Jurnal dari penerimaan kas dan control total diterima dari rekening piutang dagang untuk dibandingkan. Jumlahnya kemudian diposting ke buku besar. Sumber posting ke buku besar adalah jumlah jurnal dari kasir sejumlah pembayaran yang diterima untuk didepositkan. Jumlah ini harus direkonsiliasikan dengan total item yang diposting ke buku besar piutang dagang. Jurnal dan control total disimpan urut tanggal.

Ø Bank : Bank menerima setoran dan melakukan validasi tembusan slip setoran. Tembusan slip setoran yang telah divalidasi dikembalikan ke audit internal. Slip setoran yang telah divalidasi disimpan urut tanggal.

Ø Audit Internal : Audit Internal menerima laporan bank secara periodik. Rekonsiliasi bank secara independen merupakan pengendalian yang penting dalam proses bisnis penerimaan kas.

2.5.2       Sistem Pengumpulan Lock-Box

Dalam pengumpulan piutang dagang, waktu adalah uang. Jika suatu perusahaan tidak dapat mempengaruhi pelanggan untuk membayar secara lebih cepat, ia dapat menggunakan sistem lock-box deposit untuk mengurangi float. Sistem lock-box deposit adalah pembayaran pelanggan yang dikirim secara langsung ke bank dan dikreditkan ke rekening perusahaan sebelum dipostingdirekening pelanggan.

2.6  Proses Bisnis Penjualan Tunai

Perbedaan signifikan antara proses bisnis penjualan tunai dan proses bisnis kas yang diterima pada rekening, adalah tidak adanya pencatatan aset sebelumnya (saldo rekening pelanggan) pada proses bisnis penjualan tunai. Pembuatan dokumen awal dari penjualan tunai merupakan poin utama pada sistem pengendalian.

Penjualan tunai dicatat pada register kas atau alat pengaman lainnya untuk menyediakan dokumentasi. Penerimaan penjualan disiapkan dan diterbitkan untuk pelanggan.

Audit pelanggan, pembuatan dokumen awal dari penjualan tunai merupakan poin utama pada sistem pengendalian.Penjualan tunai dicatat pada register kas atau alat pengaman lainnya untuk menyediakan dokumentasi. Penerimaan penjualan disiapkan dan diterbitkan untuk pelanggan.Audit pelanggan merupakan istilah umum yang digunakan untuk menjelaskan prosedur dimana tindakan pelanggan sebagai pengendalian pada dokumentasi awal transaksi. Penentuan harga item merupakan teknik audit pelanggan. Selain itu teknik yang berkaitan dengan faktur penjualan seperti memberikan hadiah akan menarik pelanggan untuk lebih membaca faktur dan juga bunyi register kas seperti bel atau lonceng ketika dibuka juga digunakan agar pelanggan memberikan perhatian  pada jumlah sesungguhnya yang ada pada register. Mengirimkan laporan bulanan (agar pelanggan memeriksa sendiri rekeningnya) dan menyediakan pelanggan dengan bukti pembayaran merupakan contoh dari teknik customer audit.

Supervisi bertugas mengobservasi kinerja stafnya. Teknik supervisi mencakup penggunaan professionalshopper, yaitu orang yang disewa untuk membeli barang pada perusahaan eceran dengan tujuan mengobservasi pencatatan transaksi.

Teknik Imprest digunakan untuk mengendalikan penerimaan kas dengan cara yang sama yang digunakan dalam pegendalian pengeluaran kas kecil tetapi biasanya kurang akurat. Petugas klerikal diberi sejumlah tiket bernomor urut dan harus mempertanggung jawabkan nilai penjualannya atau tiket yang dimilikinya. Pemborong eceran harus mempertanggungjawabkan nilai eceran barang yang dimilikinya.Pengendalian ini diaplikasikan dengan metode laba kotor atau metode analisi penjualan eceran untuk mengestimasi tingkat persediaan, namun cara ini dapat mengurangi kecurangan.