BAB
2
PEMBAHASAN
2.1
Fungsi
dan Tujuan dari Sistem Akuntansi Pembelian
Fungsi yang terkait dengan akuntansi pembelian menurut
Mulyadi (2001:300) adalah sebagai berikut :
1.
Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang
bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi
persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima
oleh fungsi penerimaan.
2.
Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh
informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam
pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3.
Fungsi Penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini
bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas
barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang
tersebut diterima oleh perusahaan. Dan juga bertanggung jawab untuk menerima
barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.
4.
Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi
pembelian adalah fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan utang
bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas
keluar. Dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar dan untuk
menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar yang berfungsi sebagai catatan
utang. Sedangkan fungsi persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok
persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.
Tujuan Sistem Akuntansi Pembelian
1.
Agar dapat
mempertahankan kontinuitas usaha perusahaan yang disebabkan pembelian merupakan
bagian dari siklus aktivitas operasi perusahaan.
2.
Transaksi
Pembelian akan mengakibatkan perubahan posisi harta dan utang pada suatu
perusahaan. Ini berarti adanya pembelian, khususnya pembelian kredit disatu
pihak harta bertambah tetapi pihak lain hutangpun bertambah.
3.
Apabila
pembelian kurang direncanakan maka akan berakibat pada kekayaan dan hasil usaha
perusahaan seperti sebagai berikut:
a.
Apabila kuantum
barang yang dibeli terlalu banyak dapat berakibat adanya penumpukan persediaan
yang mungkin menanggung beban bunga bank kalau dananya bersumber dari bank. Hal
lainnya terlalu banyak persediaan, menanggung resiko rusak, hilang, susut dan
lain – lain. Jika persediaan terlampau sedikit mengganggu kontinuitas usaha.
b.
Apabila
kualitas atas persediaan bahan baku yang dibeli menyimpang atau kurang, akan
mempengaruhi kualitas atas hasil produksi yang menggunakan bahan baku tersebut.
c.
Apabila harga
perolehan barang terlalu tinggi dikarenakan adanya pemborosan, manipulasi dan
lain – lain, akan menaikkan harga pokok atas barang yang dijual dan
mengakibatkan pula akan sulit bersaing dipasaran.
2.2
Aktivitas
Bisnis Siklus Pengeluaran dalam Pembelian
Siklus
pengeluaran (expenditure cycle)
adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait
yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembeyaran barang dan
jasa. Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total
biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan
yang diperlukan perusahaan untuk berfungsi. Terdapat
tiga aktivitas bisnis dasar
dalam siklus
pengeluaran, yaitu:
1.
Memesan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)
·
Aktivitas utama
pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.
-
Metode
pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan
ekonomis [EOQ]):
·
Pendekatan ini
didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah
biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.
−
Metode-metode
pengendalian persediaan alternatif :
a. MRP (Material
Requirement Planning)
Pendekatan
ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara
menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.
b. JIT (Just In
Time)
Sistem
JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya
penggudangan maupun kekurangan persediaan.
Perbedaan utama antara Materials Requirements Planning (MRP) dan Just-In-Time (JIT)
–
Sistem MRP
menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga
menghasilkan persediaan barang jadi.
–
Sistem JIT
menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara
nyata meniadakan persediaan barang jadi.
·
Dokumen-dokumen dan
prosedur-prosedur:
·
Permintaan
pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini :
–
Peminta dan
mengidentifikasi nomor barang
–
Menspesifikasikan
lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan
–
Deskripsi, jumlah
barang, dan harga setiap barang yang diminta
–
Dan dapat berisi
pemasok yang dianjurkan
·
Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam membuat keputusan ini:
–
Harga, kualitas
bahan baku
–
Dapat diandalkan
dalam melakukan pengiriman
- Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
–
Pesanan pembelian
adalah sebuah dokumen atau formulir elektronis yang secara formal meminta
pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang
telah ditentukan.
–
Pesanan pembelian
juga merupakan janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak begitu pemasok
menyetujuinya.
–
Sering kali,
beberapa pesanan pembelian dibuat untuk memenuhi satu permintaan pembelian.
2.
Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan jasa
(layanan)
·
Aktivitas bisnis
utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang
yang dipesan.
·
Keputusan-keputusan
penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:
·
Bagian penerimaan
mempunyai dua tanggung jawab utama:
a. Memutuskan apakah menerima pengiriman
b. Memeriksa jumlah dan kualitas barang
·
Dokumen-dokumen
dan prosedur-prosedur:
·
Laporan penerimaan
adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus
pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman,
termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
a. Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini
menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang
diterima.
3.
Membayar barang, perlengkapan dan jasa (layanan)
a. Membayar barang dan jasa (layanan): Menyetujui Faktur
Pemasok
·
Aktivitas utama
ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor
untuk pembayaran.
−
Bagian utang usaha
menyetujui faktur penjualan untuk dibayar
−
Kasir bertanggung
jawab untuk melakukan pembayaran
·
Tujuan utang usaha
adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan
benar-benar diterima.
·
Ada dua cara untuk
memproses faktur penjualan dari vendor :
−
Sistem tanpa
voucher
−
Sistem Voucher
b.
Membayar barang
dan jasa (layanan): Memperbaiki Utang Usaha
Efisiensi pemrosesan dapat diperbaiki dengan:
•
Meminta para
pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI atau
melalui Internet
•
Penghapusan faktur
vendor (pemasok). Pendekatan tanpa
faktur ini disebut Evaluated Receipt Settlement (ERS).
c. Membayar Barang: Membayar faktur penjualan yang telah
disetujui
•
Kasir menyetujui
faktur
•
Gabungan dari
faktur vendor dengan dokumen pendukungnya disebut : Bundel voucher.
•
Keputusan penting
dalam proses pengeluaran kas adalah menetapkan apakah akan memanfaatkan diskon
yang ditawarkan untuk pembayaran awal.
2.3
Prosedur
dan Sistem Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian
Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa
bagian dalam perusahaan bagian-bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah
bagian pembelian, penerimaan barang, hutang dan gudang, menurut Mulyadi (2001:300)
transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:
1.
Pada saat persediaan bahan
menunjukkan batas minimal fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke
fungsi pembelian.
2.
Fungsi pembelian meminta penawaran
harga dari berbagai pemasok.
3.
Fungsi pembelian menerima penawaran
harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.
4.
Fungsi pembelian membuat order
pembelian kepada pemasok yang dipilih.
5.
Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima
barang yang dikirim oleh pemasok.
6.
Fungsi penerimaan menyerahkan barang
yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.
7.
Fungsi penerimaan melaporkan
penerimaan kepada fungsi akuntansi.
8.
Fungsi akuntansi menerima faktur
tagihan dari pemasok dan atas dasar faktor dari pemasok tersebut fungsi
akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
Sedangkan Menurut Mulyadi (2001:3001) jaringan
prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah sebagai
berikut:
1.
Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan
pembelian dalam formulir surat perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung pakai,
fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi
pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
2.
Prosedur permintaan penawaran harga
dan penelitian pemasok
Dalam
prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga
kepada petnasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai
syarat pembelian yang lai, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan
ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
3.
Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat
order pembetian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit
organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah
dikeluarkan oleh perusahaan.
4.
Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan
pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari
pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan
peneriinaan barang dari pemasok tersebut.
5.
Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa
dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan
pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
6.
Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini
meliputi distribusi rekening yang di debet dari transaksi pembelian untuk
kepentingan pembuatan laporan manajemen.
2.4
Catatan
dan Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Pembelian
Menurut Mulyadi (2001:303) dokumen yang digunakan
dalam sistem akuntansi pembelian adalah :
1.
Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi
gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis,
jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian.
2.
Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga
bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak
repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3.
Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok
yang telah dipilih.
4.
Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk
menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,
spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order
pembelian.
5.
Surat perubahan order pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat
order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat
berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian
atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan
tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat
perubahan order pembelian.
6.
Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar
pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah
pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat
transaksi pembelian (Mulyadi, 2001:308) adalah :
1.
Register bukti kas keluar, Adalah
suatu jurnal untuk mencatat utang yang timbul dari pembelian.
2.
Jurnal pembelian, Jika dalam
pencatatan utang perusahaan menggunakan account
payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian
adalah jurnal pembelian.
3.
Kartu utang, Jika dalam catatan
utang perusahaan menggunakan account
payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada
pemasok adalah kartu utang.
4.
Kartu persediaan, Dalam sistem
akuntansi pembelian. Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok
persediaan yang dibeli.
2.5
Tujuan
Pengendalian, Ancaman, dan Prosedur dalam Manajemen Pembelian
Tujuan
pengendalian dalam manajemen pembelian, yaitu sebagai berikut:
−
Fungsi lain SIA yang dirancang dengan
baik adalah
untuk memberikan pengendalian yang cukup
untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan
berikut terpenuhi:
·
Transaksi-transaksi
diotorisasi dengan tepat.
·
Transaksi-transaksi
dicatat dengan valid.
·
Valid, otorisasi
transaksi dicatat.
·
Transaksi dicatat dengan
akurat.
−
Aset (kas, persediaan, dan data) diamankan (dijaga) dari kehilangan atau
pencurian.
−
Aktivitas bisnis
dilakukan secara efektif dan dengan efisien.
Ancaman dalam manajemen
pembelian, yaitu:
–
Mencegah kehabisan dan kelebihan persediaan
–
Meminta barang yang tidak
dibutuhkan
–
Membeli dengan harga yang
dinaikkan
–
Membeli barang yang
berkualitas rendah
–
Membeli dari pemasok yang
tidak diotorisasi
–
Komisi (kickbacks)
–
Menerima barang yang
tidak dipesan
–
Membuat kesalahan dalam
perhitungan
–
Mencuri persediaan
–
Gagal memanfaatkan diskon
pembelian yang tersedia
–
Kesalahan mencatat dan
memasukan data dalam
utang usaha
–
Kehilangan data
Prosedur-prosedur dalam
pengendalian manajemen akuntansi, yaitu:
–
Sistem pengendalian
persediaan
–
Analisis kinerja pemasok
–
Persetujuan permintaan pembelian
–
Batas akses ke permintaan pembelian
kosong
–
Konsultasi daftar harga
–
Pengendalian anggaran
–
Gunakan daftar pemasok yang disetujui
–
Persetujuan pembelian
pesanan
–
Pemesanan pembelian sebelum penomoran
–
Larangan hadiah dari para
pemasok
–
Insentif ke semua rekening pengiriman
–
Pengendalian akses phisik
–
Cek ulang akurasi faktur
–
Pembatalan pengecekan voucher
2.6
Tujuan
Pengendalian, Ancaman, dan Prosedur dalam Manajemen SDM
Fungsi
utama kedua dari SIA dalam
manajemen SDM / penggajian
adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai agar dapat memastikan
terpenuhinya tujuan-tujuan
berikut ini:
1. Semua
transaksi penggajian diotorisasi
dengan benar.
2. Semua
transaksi penggajian yang dicatat valid.
3. Semua
transaksi penggajian yang dicatat valid dan diotorisasi
4. Semua
transaksi penggajian dicatat
secara akurat.
5. Peraturan
pemerintah terkait yang berhubungan
dengan pengiriman pajak dan
pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.
6. Aset
(baik kas dan data) dijaga
dari kehilangan dan pencurian.
7. Aktivitas
siklus manajemen SDM / penggajian
dilakukan secara
efektif dan efisien.
Ancaman-ancaman dalam
manajemen SDM, yaitu:
1. Mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau
berkelakuan buruk
2. Pelanggaran hukum ketenagakerjaan
3. Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi
4. Data waktu yang tidak akurat
5. Pemrosesan penggajian yang tidak akurat
6. Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan
7. Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi
8. Kinerja yang kurang baik
Prosedur pengendalian
–
Prosedur
mempekerjakan yang baik, termasuk verifikasi keahlian pelamar kerja, referensi
dan riwayat pekerjaan
–
Dokumentasi
lengkap atas prosedur untuk mempekerjakan
–
Pemindahan tugas
–
Total batch dan
pengendalian aplikasi lainnya
–
Setoran langsung
–
Distribusi cek
gaji dilakukan oleh seseorang yang independen dari proses penggajian
–
Penyelidikan cek
gaji yg tidak diklaim
–
Pengunaan rekening
giro terpisah untuk penggajian
–
Pengendalian akses
–
Prosedur pembuatan
cadangan
–
Enkripsi data
2.7
Kebutuhan
Informasi dan Prosedurnya dalam Manajemen SDM
·
Fungsi ketiga SIA
adalah memberikan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.
·
Sistem penggajian
harus didesain untuk mengumpulkan dan mengintegrasikan data biaya dengan jenis
informasi lainnya agar memungkinkan pihak manajemen membuat jenis keputusan
berikut ini :
1
Kebutuhan pegawai
di masa mendatang
2
Kinerja pegawai
3
Moral pegawai
4
Efisiensi dan
efektivitas pemrosesan penggajian
·
Beberapa informasi
biasanya diberikan oleh sistem penggajian.
·
Informasi lainnya,
seperti data tentang keahlian pegawai, biasanya diberikan oleh sistem manajemen
SDM.
·
Informasi lainnya,
seperti data mengenai moral pegawai, biasanya tidak dikumpulkan baik oleh
sistem manajemen SDM / penggajian.
BAB 3
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Aktivitas bisnis dasar yang dijalankan
dalam termasuk memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa; menerima bahan baku,
perlengkapan, dan jasa; menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran; serta
membayar barang dan jasa.
Efisiensi dan efektivitas dari aktivitas
ini dapat secara signifikan memengaruhi kinerja keseluruhan sebuah perusahaan. Hal
tersebut dapat berpengaruh terhadap pembelian perusahaan, menurut
Mulyadi (2001:3001) jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian
adalah sebagai berikut:
a.
Prosedur permintaan pembelian
b.
Prosedur permintaan penawaran harga
dan penelitian pemasok
c.
Prosedur order pembelian
d.
Prosedur penerimaan barang
e.
Prosedur pencatatan utang
f.
Prosedur distribusi pembelian
Fungsi
utama kedua dari SIA dalam
manajemen SDM / penggajian
adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai agar dapat memastikan
terpenuhinya tujuan-tujuan
berikut ini:
a. Semua
transaksi penggajian diotorisasi
dengan benar.
b. Semua
transaksi penggajian yang dicatat
valid.
c. Semua
transaksi penggajian yang dicatat
valid dan diotorisasi
d. Semua
transaksi penggajian dicatat
secara akurat.
e. Peraturan
pemerintah terkait yang berhubungan
dengan pengiriman pajak dan
pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.
f. Aset
(baik kas dan data) dijaga
dari kehilangan dan pencurian.
g. Aktivitas
siklus manajemen SDM / penggajian
dilakukan secara
efektif dan efisien.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar